Bevor ein Dokument durch die jeweilige Botschaft legalisiert werden kann, ist häufig eine den Bestimmungen entsprechende Vor- oder Überbeglaubigung erforderlich.

IHK-Bestätigung
Bescheinigungen und Beglaubigungen auf Handelspapieren sind im internationalen Warenverkehr in einigen Ländern im Zusammenhang mit der Einfuhrabfertigung vorgeschrieben. Zum Teil sind länderspezifische Besonderheiten, EU-Vorschriften und die nationalen deutschen Bestimmungen zu beachten.

Die Behörden vieler Staaten verlangen bei der Einfuhr von Waren amtliche Bescheinigungen oder Geschäftspapiere, die durch eine Industrie- und Handelskammer bestätigt wurden. Oftmals ist zusätzlich nach der IHK-Bestätigung eine konsularische Legalisation vorgeschrieben.
Aber auch lediglich der Wunsch des Kunden nach bestimmten Dokumenten, z.B. im Rahmen von Akkreditiv-Geschäften, kann ein Grund für eine IHK-Bestätigung sein. Bei den geforderten Dokumenten handelt es sich in erster Linie um Warenbegleitpapiere, wie Exportrechnungen, Proforma-Rechnungen, betriebliche Qualitäts- und Analysenzertifikate, Packlisten, Hersteller- / Ursprungserklärungen u. ä.

Für internationale Aktivitäten der Firma wie Ausschreibungen, Registrierungen und Vertriebsmaßnahmen kann eine sog. IHK-Bescheinigung ausgestellt werden, welche die IHK-Zugehörigkeit bestätigt.

Für IHK-Bestätigungen gilt grundsätzlich:

1. Die gesetzlichen Vorschriften Deutschlands bzw. der Europäischen Gemeinschaft sind einzuhalten. Die Wünsche des Bestimmungslandes oder des Kunden können dementsprechend nur dann berücksichtigt werden, wenn sie mit diesen Vorschriften übereinstimmen.
2. Digitale Signaturen & Dienstsiegel werden von den Behörden der Bestimmungsländer häufig nicht anerkannt. Unterschrift & Siegel müssen i.d.R. durch die zuständige IHK im Original auf das Dokument aufgebracht werden. 
3. Erklärungen auf Firmenbogen müssen original unterschrieben sein
4. Die Angaben in den Dokumenten müssen nachgewiesen werden
5. Vordatierungen sind unzulässig
6. Kopien der Unterlagen verbleiben bei der IHK

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA)

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) mit Sitz in Brandenburg (Havel) ist eine deutsche Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amtes. Das BfAA unterstützt das Auswärtige Amt bei Aufgaben, die spezielle Kompetenzen erfordern und keine ministeriellen Angelegenheiten sind. Zu seinen Aufgaben gehört unter anderem die Endbeglaubigung von Unterschriften auf deutschen öffentlichen Urkunden für die Verwendung im Ausland und die Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden für die Verwendung in Beitrittsländern des Haager Übereinkommens.

Einige Staaten verlangen die Endbeglaubigung von Dokumenten durch das BfAA im Auftrag des Auswärtigen Amtes, bevor diese durch die jeweilige konsularische Vertretung legalisiert werden können. Behördliche Bescheinigungen wie z.B. Führungszeugnisse, müssen je nach Bestimmungsland vom BfAA überbeglaubigt bzw. apostilliert werden. Gleiches gilt für durch Landgerichtspräsidenten oder andere Behörden vorbeglaubigte Dokumente und Urkunden.
Bitte beachten Sie, dass für das Beglaubigungsverfahren durch das BfAA Unterschriften und Dienstsiegel im Original erforderlich sind; Vorbeglaubigungen mit digitaler Signatur & Siegel sind nicht zulässig.

Die Vertretungen der nachfolgend genannten Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden - unabhängig von der weiter unten beschriebenen Vorbeglaubigung - zusätzlich eine sogenannte Endbeglaubigung durch das BfAA:
Afghanistan, Bangladesch, Burkina Faso, Irak, Iran (außer für Hochschulzeugnisse), Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon (nur für Schul- und Ausbildungsnachweise), Mali, Mauretanien, Myanmar, Nepal, Ruanda, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan (Taipeh-Handelsbüro, nur für Urkunden aus dem Justizbereich), Togo, Vereinigte Arabische Emirate (außer für Handelsurkunden).

Notarielle Vorbeglaubigung

Zu unterscheiden ist zwischen der Beglaubigung von Unterschriften und der Beglaubigung von Abschriften.

Beglaubigung von Unterschriften

Ist durch das Gesetz für eine Erklärung eine öffentliche Beglaubigung vorgesehen, so muss die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden. Die notarielle Vorbeglaubigung bestätigt also in Anwesenheit eines Notars, dass eine geleistete Unterschrift auch von der tatsächlichen Person geleistet wurde. Letztlich beglaubigt der Notar, dass die Unterschrift von der anwesenden Person tatsächlich geleistet wurde. Damit wird also nur bestätigt, dass die Unterschrift des Betreffenden echt ist. Nicht bestätigt wird der Inhalt des Dokumentes.

Beglaubigung von Abschriften

Die zweite Form der notariellen Beglaubigung ist die notarielle Beglaubigung von Abschriften. Hier bestätigt der Notar nicht die Unterschrift, sondern beglaubigt notariell, dass es sich bei der vorliegenden Abschrift um eine korrekte Abschrift des Originals bzw. der Hauptschrift handelt. Die Übereinstimmung beider Dokumente wird damit beglaubigt. Die Hauptschrift kann Urschrift, ihrerseits beglaubigte Abschrift oder eine Ausfertigung sein. Mit der Beglaubigung wird öffentlich bestätigt, dass eine Abschrift inhaltlich mit der Vorlage (Urschrift) identisch ist. Diese Beglaubigung bescheinigt also nicht zugleich die Echtheit oder Gültigkeit der Vorlage, sondern lediglich die inhaltliche Übereinstimmung zwischen der Vorlage und der Abschrift. Eine beglaubigte Kopie einer Kopie der Urschrift/des Originals ist indes nicht möglich.

Der Beglaubigungsvermerk enthält:

• die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift/Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt
• die genaue Bezeichnung des Schriftstückes, dessen Abschrift/Kopie beglaubigt wird (außer der Beglaubigungsvermerk wird auf der Kopie selbst angebracht)
• den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des die Beglaubigung durchführenden Notars und das Dienstsiegel.

Überbeglaubigung durch das zuständige Landgericht

Von einem Notar beglaubigte Dokumente oder Übersetzungen eines vereidigten Dolmetschers müssen je nach den Vorschriften des Bestimmungslandes durch den Präsidenten des zuständigen Landgerichtes überbeglaubigt werden, bevor die Endbeglaubigung durch das BfAA oder die Legalisation durch die jeweilige Botschaft erfolgen kann.

Ghorfa
Die Ghorfa (Arab-German Chamber of Commerce and Industry e.V.) ist die Handelskammer für deutsche und arabische Unternehmen mit Sitz in Berlin. Sie ist zuständig für die Vorlegalisation von Dokumenten zur Verwendung in arabischen Staaten. Jedes Dokument, das zur Vorlegalisation bei der Ghorfa eingereicht wird, ist zuvor gemäß den Vorschriften der jeweiligen konsularischen Vertretung, welche die finale Legalisation vornehmen soll, vorzubeglaubigen (z. B. IHK, Landgericht, BfAA etc.).

• Nachfolgende Länder verlangen die Vorbeglaubigung von Dokumenten durch die Ghorfa:
  Bahrain, Irak, Jemen, Jordanien, Katar, Kuwait, Oman, Saudi-Arabien, Sudan, Syrien, Vereinigte Arabische Emirate
  

Gerne unterstützt VISUM.de Sie bei der Einholung der erforderlichen Vor- und Überbeglaubigungen bei den zuständigen Landgerichten und Aufsichtsbehörden, dem BfAA oder der Ghorfa. Bitte wenden Sie sich hierfür an unser zuständiges Serviceteam in Berlin. 

Informieren Sie sich hier weiter zum Thema Legalisation:

- Haager Konvention / Apostille

- Legalisation beauftragen

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